رويكردهاي نوين در روابط عمومي (قسمت چهارم)
د- چالشها و مشكلات روابط عمومي الكترونيك
روابط عمومي الكترونيك نقش مهمي در جهت ارائة اطلاعات و خدمات كيفي در يك جامعه اطلاعاتي به مخاطبان دارد، لكن تحقق اين نوع از روابط عمومي با مشكلات چندي روبروست.
1- يكي از چالشهاي اساسي روابط عمومي الكترونيك، عدم دسترسي يكسان همگان و شهروندان و مخاطبان به اينترنت و نداشتن قدرت خريد كامپيوتر و هزينههاي نسبتاً زياد اينترنت و خط تلفن است. اين مشكل يكي از چالشهاي اساسي امروز جامعة جهاني نيز هست كه با عدم تعادل كمي و كيفي در ورود و دستيابي همة جوامع به استانداردهاي لازم براي جامعة اطلاعاتي است. اين مسأله باعث ايجاد مسألهاي بنام شكاف ديجيتالي شده است.
با وجود اينكه ضريب نفوذ اينترنت و رايانه در جهان با سرعت در حال افزايش است، اما حتي در كشورهاي پيشرفته و صنعتي نيز نميتوان گفت كه همة مردم به شبكة جهاني اينترنت دسترسي دارند، و يا براي استفاده از آن از مهارت كافي برخوردارند.
2- يكي ديگر از موانع موجود براي تحقق روابط عمومي الكترونيك، مقاومت كارگزاران روابط عمومي است. كاركنان روابط عمومي اكنون با نسل ديجيتال برخورد دارند و عدم تخصص آنها به فن كار با رايانه، آشنايي نداشتن با اينترنت و مهمتر عدم تسلط به يك زبان خارجي از مهمترين دلايل مقاومت آنها محسوب ميشود. همچنين آنان فكر ميكنند كه با فراگير شدن دنياي ديجيتالي در روابط عموميها كار خود را از دست ميدهند. براي حل اين مسأله، اكنون در روابط عموميهاي دنيا اين تصميم اعمال ميشود كه هيچ كارمندي حذف نخواهد شد و كارمند جديد نيز به سيستم اضافه نميشود. بدين ترتيب فرصت كافي براي آموزش و هماهنگ ساختن نيروها با شرايط و امكانات جديد فراهم ميشود و مقاومت منفي كاركنان از بين ميرود.
3- در كشورهايي نظير ايران، مانع بزرگتري در راه ايجاد فراگيري خدمات الكترونيكي وجود دارد كه به طور خلاصه آن را «زيرساختهاي مخابراتي» ميتوان ناميد. ايجاد شبكههاي مطمئن و پرظرفيت ارتباطي و مخابراتي در سراسر كشور شرط لازم تحقق دولت و تجارت و روابط عمومي الكترونيكي است.
4- فقدان نيروي فني آموزش ديده يكي ديگر از چالشهاي پيش روي دولت الكترونيك است. دركنار نرمافزار و سختافزار مورد نياز براي اجراي پروژه، نرمافزاري «كليديترين عنصر" فني است و نيروي آموزش ديده در فناوري اطلاعات نيز به ميزان كافي وجود ندارد.
5- عدم شناخت كافي مديران سازمان از مفاهيم مربوط به جامعه اطلاعاتي و روابط عمومي ديجيتالي، ضرورت حركت به اين سمت و سو كاركردهاي آن و نيز امكانات و ابزار مورد نياز يكي از مشكلات فراروي تحقق روابط عمومي ديجيتال است.
6- فرهنگ و ذهنيت مردم سنتي است كه ميبايست اين فرهنگ و ذهنيت متناسب با شرايط جامعة اطلاعاتي تغيير يابد كه البته تغيير آن هزينة زيادي در پي خواهد داشت.
7- امنيت در روابط عمومي ديجيتال دچار مشكل است و از آنجا كه عمده فعاليتهاي روابط عمومي ديجيتال ارائة اطلاعات و خدمات مورد نياز از طريق نياز فناوريهاي نوين ارتباطي هزينه اينترنت است ميبايست جهت جلوگيري از مخدوش شدن و سوء استفاده از اطلاعات تدابير لازم انديشيده شود.
روابط عمومي در جامعه اطلاعاتي بايد با به كار گرفتن فنآوريهاي جديد ارتباطي و سيستمهاي نوين اطلاعرساني، خدمات مورد نياز مخاطبين را به سرعت ارائه دهد. روابط عمومي با چنين ويژگي زماني تحقق مي يابد كه بتواند تمام خدمات يك سازمان را تنها با اتصال و پايگاههاي اطلاعاتي آن نهاد انجام داد. بنابراين به دليل افزايش حجم اطلاعات مورد تقاضا، افزايش خدمات، تقويت روند شكلگيري رسانههاي تعاملي، توسعه روزنامهنگاري الكتروني، ويژگيهاي جديد بازار، استفاده از مخابرات در تجارت، رشد و شكلگيري موسسات مشاور، ويژگيهاي جديد مخاطب (مخاطب به دنبال اطلاعات ميرود)، دولت الكترونيك، ارائة كليد خدمت بدون حضور ارباب رجوع، حذف كاغذ، اقتصاد الكترونيك، بانكداري الكترونيك، رسانههاي الكترونيك، ارتباطات راه دور، تجارت الكترونيك بايد به سمت روابط عمومي متناسب با جامعة اطلاعاتي حركت كنيم و يكي از ابزارهاي مهم تبديل روابط عمومي سنتي به ديجيتالي توجه به پارادايم جديد مديريتي ناشي از فنآوري جديد اطلاعات و انفورماتيك و ابزارهاي جديد ارتباطي است.
عصر ارتباطات و اطلاعات
ما در عصري زندگي ميكنيم كه به عصر ارتباطات و اطلاعات و يا به تعبير بهتر «انقلاب ارتباطات» و يا «انقلاب اطلاعات» مشهور است. انقلاب ارتباطات محصول همگرايي در دو حوزه و جريان مهم فنآوري است:
تحول در حوزهي اطلاعات
اين دو جريان به موازات هم پيش ميروند. نماد «فنآوري اطلاعات» (Information Technology) رايانه و نماد «فنآوري ارتباطات» مخابرات، تلويزيون و بزرگراههاي اطلاعاتي (Information Super High Way) ميباشد. با تلفيق اين دو نهاد، تحول چشمگيري در جهان ايجاد شده است.
حضور اين دو نماد در كنار هم مقدمات انقلابي بزرگ را فراهم كرده است كه در زندگي تكتك ما، سازمانها و كل جامعه حضور دارد و به «انقلاب ارتباطات» (Communication Revolution) معروف است. اين انقلاب به سوي ديجيتالي شدن حركت ميكند. انقلاب ارتباطات همه پديدهها و شئون زندگي اجتماعي را متحول كرده است. اين تحول شيوههاي توليد، شيوههاي اقتصادي، جنگ كردن و... را دربر ميگيرد. عمق و گسترش اينگونه تحولات تا آنجاست كه با حذف آنها، زندگي در جهان كنوني، ناممكن ميشود .
از طرف ديگر فنآوري به شدت و با حجمي فراوان زندگي و محيط كار ما را تحت تأثير قرار داده است. بشر بدون استفاده از فنآوريهاي موجود قادر نيست كاري را به انجام برساند. زيرا با شتاب انتشار دادههاي آمار و اطلاعات، ما شاهد انقلاب جديد در زمينه اطلاعرساني و نيز «انفجار اطلاعات» هستيم. تبديل «دهكده جهاني» به «ذهنيت جهاني» و «انقلاب اطلاعات» دلالت بر تحولي شگرف و عميق در اين عرصه دارد.
در يك جمعبندي مختصر بايد گفت كه انقلاب ارتباطات باعث به وجود آمدن ويژگيهاي خاص عميق در نظام ارتباطات شده است كه شماري از آنها به شرح زير است:
دو سويه بودن و تعاملي بودن
سرعت فوقالعاده ، چند رسانه بودن ، در دسترس بودن ، انحصارپذير نبودن ، جهانگرايي
از سوي ديگر، انقلاب ارتباطات و انقلاب اطلاعات و نهايتاً انقلاب سيبرنتيك (Cyber Revolution) دربردارنده تهديدها و فرصتهاي بسياري است. اين پديدهها هم اميد و هم نگراني آفريده است و با وجود حضور در بطن زندگي بشري هنوز آثارشان به خوبي شناخته نشده است. زندگي ما به سوي فضاي مجازي (Virtual Space) و يا (Cyber Space) و نيز فضاي اينترنتي حركت ميكند. فضايي كه در آن واقعيت ناملموس و مجازي است.
فضاي سايبرنتيكي (Cyber Space) شكلگيري جوامع اطلاعاتي (Information Socity) و شهرهاي اطلاعاتي (Information city) از جمله دستآوردهاي انقلاب اطلاعات است. از آثار انقلاب اطلاعات و همچنين از آثار اجتماعي انقلاب كامپيوتر (Social Efects of Computer Revolution)، شكلگيري دوراني است كه ميتوان آن را عصر (e) دانست. اين حرف از اولين واژه (Electronic) گرفته شده است و اگر آن را به هر مفهومي و يا پديدهاي اضافه كنيم، به آخرين تحول در آن زمينه ميرسيم:
(E-Banking) بانكداري اطلاعات، (E-Business) تجارت الكترونيك، (E-City) شهر الكترونيك،
(E-Shopping) خريدهاي الكترونيك، (…,- Ware ) از طرف ديگر بشر امروزي براي كسب ثروت، دارايي و قدرت نياز به دانايي پيشرفته دارد. گروه اغنيايي اطلاعاتي (Information Rich) كه در مقابل فقراي اطلاعاتي
( (Information Poorقرار دارد، گروهي از مردماند كه بيشترين دسترسي به اطلاعات را دارند و ميتوانند و ميدانند كه چگونه از امكانات دانايي براي توليد ثروت استفاده كنند. همين مسأله باعث شكاف ديجيتالي شده است.
انقلاب اطلاعات آنگونه مهم و حياتي است كه معيار توسعهيافتگي در آيندهي نزديك، ميزان بهرهگيري كشورها از اين پديده و درك آنها از انقلاب اطلاعاتي است. بهطوري كه برخي معتقدند: «ملل عقبمانده در جهان امروز آنهايي هستند كه دير وارد مرحله انقلاب صنعتي خود شدهاند، در آينده ملل عقبمانده آنهايي خواهند بود كه دير به مرحله انقلاب اطلاعاتي وارد شده باشند».
در يك جمعبندي، پاسخگو شدن دولتها، خارج شدن اطلاعات از دست حكومتها، شفافيت اطلاعات، شكلگيري تشكلهاي مردمي به عنوان مهمترين راه به سوي دموكراسي، تنوع و تكثر حاكميت و پذيرش آن از سوي حكومتها از جمله نشانههاي مشاركت مردم در عصر ارتباطات و اطلاعات است. اين روند باعث تشكيل دولتهاي الكترونيك (E-Government) و سايبر دموكراسي شده است.
عوامل مؤثر در تغييرات ارتباطي:
تكنولوژي مخابره (Transmission ): نظير سيمهاي جفتي، فيبر نوري و ماهواره كه سرعت حجم انتقال اطلاعات را بالا بردند.
تكنولوژيهاي مينياتوري (Miniaturzation): كه ابزارهاي ارتباطي را كوچك و كوچكتر كردهاند.
تكنولوژيهاي نمايش (Display ): كه چهرهي مانيتورها را تغيير دادند و آن را با رنگ و كيفيت بهتر همراه ساختند.
تكنولوژي انباشت و بازيافت (Storage Retrieaval): نظير فشردهسازي اطلاعات در قالب سيديرم (CD-Rom) و ديسكتها.
تكنولوژيهاي كنترل (Control): نظير سيستمهاي سوئيچينگ كه كنترل انسان را بر فرآيند ارتباط تسهيل كردند.
ویژگيهاي وسايل ارتباطي دو سويه:
تكنولوژيهاي دو سويه نوين ارتباطي، در عين حال داراي ويژگيهايي هم هستند كه ميتوان آنها را چنين برشمرد:
1- تعاملي بودن (Inrer Activity): به مفهوم دوسويه شدن و دارا شدن ويژگيهاي كانالهاي فردي و جمعي بهطور همزمان و تغيير مفهوم جريان يك سويه به (One-To-Many Flow).
2-ناهمزماني (Asynchronous): امكانات جديد در پخش و ضبط ويديويي باعث غلبه بر عنصر زمان شده و كاربر حالا قابليت كنترل ارسالي و دريافت پيام را از جنبهي زماني دارد. با اين امكان ميتوان بر جبر زمان غلبه كرد.
3- تمركززدايي (Decentralization ): حالا مركزيت با فرستندهها نسبت با افراد است. ارتباطات مثل پست سفارشي پذيرفته شده است و ميتوانند پيام هر فرد را به خود او برساند. اين امر در دوران غلبه ارتباطات جمعي يكسويه وجود نداشت.
4- جمعزدايي(Dimassifcation): به اين معني كه اكنون كنترل سيستمهاي ارتباطي از توليدكنندهي پيام به مصرفكنندهي پيام منتقل شده و به مرور به ارتباط تفريقي تخصصي و تبديل (Broad Casting) به (Narrow Casting) (پخش گسترده به پخش محدود) انجاميده است.
5- ظرفيت (Band Capacity): انفجار اطلاعات به همين منظور مطرح است. ظرفيت باند به ميزان ورودي اطلاعات به يك مجموعه اطلاق ميشود و يك ويژگي رقابتي به حساب ميآيد.
6- انعطافپذيري (Flexibility): اين امر باعث شده است تا هر وقت كه اراده ميكنيم بتوانيم وارد سپهر اطلاعات شويم. در چنين حالتي از زمان كاستن از زمان دريافت پيام گسترش دامنهي پذيرش و كاستن از توزيعكنندگان .
انواع رسانههاي الكترونيكي براي بهكارگيري در روابط عمومي الكترونيك :
انواع رسانههاي الكترونيك كه از طريق آنها ميتوان اطلاعات الكترونيكي را انتقال داد، به دو گروه تقسيم ميشوند:
الف) رسانههاي الكترونيكي پيوسته
ب) رسانههاي الكترونيكي ناپيوسته
رسانههاي الكترونيكي پيوسته عبارتند از:
1- شبكههاي جهاني وب Web World Wide
2- پروتكل انتقال پرونده File Transfer Protocol
3- ليست سرو List Serv
4- گروههاي مباحثه Groups Discussion
5- تل نت Tel net
6- گروههاي خبري News Groups
7- گوفر Gopher
8- پست الكترونيك E-Mail
رسانههاي الكترونيكي ناپيوسته:
1- ديسكت فشرده
2- نوار مغناطيسي
3- ديسكت ويديويي رقمي
4- ديگر پروندههاي رايانهاي
5- ديسكت
هر كدام از اين رسانهها داراي ويژگيها و كاركردهايي هستند كه با توجه به اين بحث، تنها به ذكر نام آنها پرداختهايم. بديهي است بهكارگيري آنها در روابط عمومي ميتواند دستآوردهاي زيادي به همراه داشته باشد.
تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات چیست؟
تكنولوژي ارتباطي و اطلاعاتي به شكلهاي گوناگون قابل تعريف است: «تكنولوژيهاي ارتباطي و اطلاعاتي عبارتند از مجموعهاي از ماشينها به نام كامپيوتر، تلفنها، داده پردازندهها، ايستگاههاي كاري، روباتها، ماهوارهها، تلويزيونهاي كابلي و غيره كه از طريق نرمافزار، فعال و عملگرا ميشوند».
اما تعريفي كه "مانوئل كاستلز" ارايه ميدهد از جامعيت بيشتري برخوردار است: «تكنولوژيهاي ارتباطي و اطلاعاتي عبارت از مجموعههايي همگرا از تكنولوژيها در ميكرو الكترونيكها، كامپيوتينگ (شامل ماشينها و نرمافزارها)، ارتباطات راه دور، مخابره و پخش و الكترونيكهاي نوري ميباشد».
تكنولوژيهاي ارتباطي و اطلاعاتي جديد از دو بخش تكنولوژيهاي ارتباطي (چه قديمي و چه جديد مثل تلفن، فكس، تكنولوژيهاي پخش، ماهوارهها، تلويزيون كابلي، كابلهاي نوري پهنباند و غيره) و تكنولوژيهاي اطلاعاتي (كامپيوترها، نرمافزارها) تشكيل شدهاند. سه نوآوري مهم در دهه 1980 و 1990 بين تكنولوژيهاي ارتباطي و تكنولوژيهاي اطلاعاتي پيوند برقرار ساخته است. نخستين نوآوري عبارت است از اطلاعات در شكل متن، تصوير، صدا، گرافيك و جايگزين ساختن آنها به جاي سيمهاي مسي (در بخشي تكنولوژيهاي ارتباطي) دومين نوآوري، رقميسازي فرآيند دادهها و اطلاعات در شكلهاي گوناگون و سومين فرآيند نوآوري اختراع ابزارهايي به نام مودم است.
نوآوريهاي فوق به پيدايش شبكههاي الكترونيكي اَبربزرگراههاي اطلاعاتي منجر شد. از طريق اين شبكهها، اين امر امكانپذير شده است كه دادههاي كامپيوترها در سراسر جهان از طريق پروتكلهاي استاندارد انتقال در واحد 24 ساعته تبادل شود. اين امر حقيقتاً نقطهي عطفي در تكامل انقلاب تكنولوژيهاي اطلاعاتي در پايان قرن بيستم است و تعامل انساني را تا سطوح جديدي بالا برده است.
فنآوريهاي نوين الکترونیکی
اينترنت نامي است براي سيستمي گسترده و جهاني، شامل مردم، كامپيوترها و بسياري خطوط انتقال با سيم و بيسيم كه اطلاعات دايماً بر روي آن جريان دارد و ريشه آن به پروژهاي به نام "آرپانت" در آژانس پروژههاي تحقيقاتي پيشرفته وزارت دفاع آمريكا برميگردد. ايده اصلي، ايجاد يك شبكه اطلاعاتي بينكامپيوترهاي پايگاه نظامي بود تا بتواند ارتباط خود را طي حادثه هستهاي حفظ كند. اين پروژه در سال 1978 آغاز شد و خيلي زود به سمت سيستم كنوني توسعه يافت.
استفاده از اينترنت به اين معنا است كه در محل و پشت كامپيوتر شخصي خود بنشينيد و براي انجام كار يا منظوري، در مسير جريان اطلاعات قرار بگيريد. جلسه ممكن است با بررسي صندوق پستي الكترونيكي آغاز شود، پيامهاي رسيده را بخوانيد و به آنها پاسخ دهيد. سپس ممكن است بخشي از چند گروه خبري را مطالعه كنيد، مجلات و روزنامههاي الكترونيكي را ورق بزنيد يا بر روي كامپيوتري در كشوري ديگر به دنبال اطلاعات بگرديد، پروندههاي مطلوب را پيدا كرده و براي كامپيوتر خود ارسال كنيد.
براي استفاده از اينترنت به سه چيز نياز داريد:
1. كامپيوتر
2. برنامههاي سرويسدهي و نصب آن بر روي كامپيوتر خود
3. راهي براي متصل كردن كامپيوتر خود به اينترنت بهطوري كه سرويس دهندهها بتوانند بهدرخواستهاي شما پاسخ دهند.
1. پست الكترونيكي
اطلاعرساني و اطلاعگيري از طريق اينترنت امري معمولي و بديهي است. يكي از روشهاي كسب پيام يا ارسال پيام، پست الكترونيك است كه افراد آن را جايگزين ارسال نامهها از طريق پست سنتي كردهاند.
با اين سرويس ميتوانيد برنامههاي خود را ارسال يا پيامهاي رسيده را از صندوق پستي خود (E-mail) دريافت كنيد. همچنين اين امكان وجود دارد كه به وسيله اين سرويس هر چيزي كه در پروندهاي ذخيره ميشود، پيوست شود، مثل تصاوير، اعلاميهها و غيره.
اين سرويس مهمترين و كارآمدترين موضوع اينترنت است كه به دليل سادگي از پرطرفدارترين سرويسهاي اينترنتي محسوب ميشود، بهطوري كه در حدود 50 درصد از كشورهايي كه به اينترنت متصل هستند، عمده بهرهوري آنها از همين سرويس است.
امروزه افراد، شركتها و روابط عموميها از اين سرويس بهره فراواني ميبرند. در واقع اين سرويس، پيامها را ردوبدل و مشكل اشغال تلفن را رفع ميكند، ميتوان گفت پست الكترونيك جاي تلفن، نامههاي پستي، فاكس و... را گرفته است.
2. مجله الكترونيك
پخش مستقيم خبر و قطع واسطه، آرزويي است كه خوانندگان روزنامهها هميشه در پي آن بودهاند. امروزه مردم باسواد آخرين خبرها را از شبكهها ميگيرند، زيرا اخبار شبكههاي همراه صوت و تصوير، جذابيت و شفافيت بيشتري دارد و خبر الكترونيك اسير زمان و مكان نيست.
امروزه در دنياي پيشرفته، اكثر روزنامهها بر روي شبكه اينترنت قرار ميگيرند و قبل از اينكه مشترك روزنامه، از طريق پست روزنامه خود را دريافت كند يا از باجه آن را خريداري كند، فرد باسواد و آشنا به امور شبكه ميتواند روزنامه را ورق بزند و مطالب مورد علاقه خود را مطالعه كند. خواننده روزنامه اگر كامپيوتر در اختيار داشته باشد، در هر جا به سرعت ميتواند روزنامه خود را مطالعه كند.
با توجه به مزاياي عمده تشريفات الكترونيكي و سهولت و ارزاني تدوين و توزيع آن، امروزه شركتهاي بزرگ دنيا براي تبليغات خود از اين روزنامهها بهره ميگيرند آخرين تحولات و عملكرد شركت را حتي در يك برگ اينترنتي منتشر ميكنند و اين امر بهخصوص مورد استقبال اهل فن قرار ميگيرد.
3. فاكس برگردان
يكي از ابزارهاي مهم و عمومي پيامرساني در حال حاضر دستگاه فاكس (نمابر) است كه از اجزاي لاينفك تمام گروههاي اطلاعرساني ادارات و مؤسسات بهشمار ميرود. جدا از استفاده معمول از فاكس، كسب اطلاعات به روشهاي ديگر نيز موجود است. روابط عمومي بعضي ادارات، برنامهاي با عنوان فاكس برگردان تدوين كردهاند تا كساني كه در منزل يا اداره خود فاكس دارند، بتوانند از طريق فاكس اطلاعات مورد نياز خود را با گرفتن شماره تلفن دريافت كنند.
اطلاعات در يك برنامه كامپيوتري تدوين شده است (اين اطلاعات عموماً تقسيمبندي شاخهاي دارد). كامپيوتر به يك خط تلفن متصل است. اين خط تلفن اعلان عمومي شده است و صاحبان فاكس كه در واقع مشتريان يا مخاطبان شركت هستند با گرفتن شماره اعلام شده، ميتوانند اطلاعات مورد نياز را توسط فاكس خود دريافت كنند. البته اطلاعات موجود در كامپيوتر چنانچه با گذر زمان كهنه شوند، بايد به روز شوند.
سيستم كامپيوتر فاكس برگردان در واقع مجموعهاي نرمافزاري و سختافزاري است كه به عنوان يك منبع اطلاعات خود را در اختيار درخواستكنندگان قرار ميدهد. متقاضيان اطلاعات، ميتوانند پس از گرفتن شماره تلفن فاكسبرگردان به وسيله دستگاه فاكس خود و زدن كليد Start، فرم اطلاعاتي موردنظر خود را دريافت كنند. اين سيستم نيازي به اپراتور براي پاسخگويي تلفن ندارد و بهطور شبانهروزي و كاملا خودكار عمل ميكند.
ملزومات سختافزاري: اين سيستم شامل رايانهاي 486 به بالا و حداقل يك خط تلفن و ملزومات، نرمافزاري آن سيستم عامل Dos نرمافزار مرتبط براي اطلاعات و بهروز كردن اطلاعات ميباشد.
برخي از مزاياي فاكس برگردان مواردي همچون؛ سرويسدهي 24 ساعته، نداشتن افت و استهلاك و خرج تعميرات و هزينههاي جانبي بهخصوص نيروي انساني، بالا بودن سرعت ارسال فاكس، كيفيت بالاي فاكس دريافتي، عدم نياز به آموزشهاي پيچيده و فني، كاهش ترافيك تلفن و مراجعهكننده و...
4. فاكس
شما ميتوانيد با داشتن كامپيوتر و خط تلفن و از طريق آدرس الكترونيكي خود به كساني كه دسترسي به كامپيوتر ندارند ولي دستگاه فاكس دارند، فاكس ارسال كنيد. همچنين كساني كه كامپيوتر ندارند، ميتوانند به دستگاه شما فاكس ارسال كنند.
5. بانك اطلاعاتي
دسترسي به منابع غني اطلاعاتي مانند كتابخانههاي مجازي كه حاوي كتب، مقالات، اطلاعات صوتي، تصويري و غيره است، از جمله خدماتي هستند كه بر روي اينترنت ارايه ميشود.
كارشناسان روابط عمومي بايد به بهرهگيري از اينترنت آشنا باشند تا بتوانند آخرين اطلاعات موردنياز و جديدترين اطلاعات مورد درخواست مديران سازمان خود را از اينترنت بيابند. در حال حاضر اطلاعات زيادي بر روي اينترنت است: اطلاعات پروازهاي هوايي، اطلاعات دانشگاههاي متعدد جهان، اطلاعات مؤسسات معتبر و مطرح جهان و... بر روي اينترنت به رايگان قابل دسترسي است.
مراكز علمي و تحقيقاتي، آخرين دستاوردهاي خود را بر روي اينترنت قرار ميدهند، هزاران منبع خبري اعم از شبكههاي تلويزيوني، راديويي، روزنامهها، مجلات و خبرگزاريها مرتباً آخرين تحولات خبري را به همراه تحليلها و مقالات خود بر روي اينترنت قرار داده و بهروز ميكنند. اطلاعات هواشناسي آخرين وضعيت بورس سهام عمده دنيا، اطلاعات ورزشي در اينترنت قابل دسترسي است. همچنين اطلاعات سمينارها، كنفرانسها و نمايشگاههاي گذشته و آينده بر روي اينترنت موجود است و هزاران نوع اطلاعات ديگر.
6. كنفرانس از راه دور
برگزاري جلسات از راه دور ميان دو يا چند نفر از نقاط مختلف با پشتيباني صداوتصوير از امكانات برجسته ديگري است كه در حال حاضر توسط اينترنت ارايه ميشود و كاربرد وسيعي در محافل علمي و تجاري دارد.
افراد علاقهمند از سراسر جهان در زمان مشخصي از طريق كامپيوترهايشان به يكديگر وصل شده و با هم بهصورت نوشتاري پيرامون موضوع خاصي به بحث و تبادلنظر ميپردازند. تلهفاكس در شكل پيشرفته خود كه امروزه در حال رايج شدن است، صدا و تصوير افراد را نيز مستقيماً ارسال ميكند و اعضاي گروه ميتوانند همزمان با برگزاري كنفرانس با هم به تبادل فايل پرداخته يا بر روي تخته سياه كامپيوتري، شكل يا نموداري ترسيم كنند و ساير افراد به صورت زنده آن را مشاهده و در مورد آن بحث كنند. اين روش به خصوص امروزه درانجام عمل جراحي از راه دور نيز با موفقيت مورد استفاده قرار ميگيرد. افراد و كارشناسان ميتوانند با اين روش به تبادل اطلاعات و تجربيات خود پرداخته، بدون آنكه هزينه رفتوآمد و اقامت در جايي ديگر را بپردازند. كارشناسان روابط عمومي ميتوانند بهرهگيري از اين روش را به خصوص براي تبادل تجربيات آغاز كنند.
7. برد الكترونيكي
حتماً شما بردهاي الكترونيكي را كه امروزه جاي پلاكاردها را گرفتهاند، ديدهايد. از مهمترين مزاياي بردهايالكترونيكي اين است كه يك بار نصب ميشوند و پيامهاي آن به راحتي قابل تعويض و چشمنوازتر هستند.عموماً اين بردها براي پيامهاي كوتاه همچون اطلاعات و شماره تلفنهاي مؤسسات يا... استفاده ميشود.
8. نظرسنجي اينترنتي
تنها ميتوانيد با ايجاد يك سايت اينترنتي و تهيه پرسشنامه موردنظر، پرسشنامه را در سايت اينترنتي مخصوص به خود قرار دهيد و آدرس را به مخاطبان اعلام كنيد. مخاطبان با مراجعه به سايت مربوطه، به فرم نظرسنجي شما پاسخ خواهند داد. برنامه بايد طوري طراحي شود كه پرسشنامه پس از تكميل، بايگاني شود.
9. نظرسنجي كامپيوتري
با داشتن يك كامپيوتر، يك خط تلفن و طراحي برنامه نظرسنجي، ميتوان شماره تلفن نظرسنجي كامپيوتري را به مخاطبان اعلام كرد. مخاطبان با گرفتن شماره تلفن موردنظر وارد برنامهاي ميشوند كه از آنان سؤال خواهد شد و آنان ميتوانند با زدن كليدهاي تلفن خود (تلفن ديجيتال) به يكي از گزينهها پاسخ گويند.
10. هوم پیج ( Home Page )
Home Page سايت مخصوص شركت است، كه امروزه همه سازمانها آن را براي برقراري ارتباط با مخاطبان ايجاد ميكنند. اين صفحه ميتواند حاوي اطلاعاتي در مورد تاريخ تأسيس شركت، تعداد كاركنان، عملكرد و وضعيت گذشته، حال و آينده شركت باشد.
اين سايت عموماً حاوي تاريخچه و عملكرد و برنامههاي آتي سازمانهاست و چنانچه بخشي از آن نياز به نو شدن دارد، اطلاعات آن بايد بهروز شود. مخاطبان ميتوانند با مراجعه به اين سايت با شركت و خدمات آن آشنا شوند.
11. تلفن گويا
تلفن گويا نيز يكي از رسانههاي اطلاعرساني است كه به علت سهولت، استفاده از آن بسيار معمول شده است. در كشور ما در حال حاضر بسياري از دارندگان حسابهاي بانكي ضمن تماس با تلفن گوياي بانك موردنظر از وضعيت وجوه خود مطلع ميشوند.
اين روش اطلاعرساني براي اكثر مؤسساتي كه بهخصوص با خدمات همگاني و عمومي سروكار دارند، روش مناسبي است. تلفن گويا، برنامهاي است كه از يك سيستم كامپيوتري و خط تلفن كمك ميگيرد. برنامه اين رسانه عموماً به شكل شاخهاي طراحي ميشود و مخاطب را راهنمايي ميكند. چنانچه موضوعي خاص را پيگيري ميكند، كد آن موضوع را به تلفن خود وارد و سپس اطلاعات لازم را گوش كند.
اين برنامه در حال حاضر بسيار متداول شده است و سهم عمدهاي از سؤالات مخاطبان را پاسخ ميدهد.
12. صندوق صوتي (پست صوتي)
تلفن پيامگير يا صندوق صوتي، شماره تلفني است كه به كامپيوتر وصل است. هيچ اپراتوري براي جوابگويي به درخواستها وجود ندارد. در اين حالت يك پيغام ضبط شده براي تماس گيرندگان پخش ميشود و پس از آن، پيام مشتركان در يك صندوق ناظر ضبط ميشود (اين عملكرد مانند عمل يك است).امكانAnswering Machine سيستم داخلي صندوق پستي مانند يك مركز تلفن داخلي است. بنابراين تعريف و تخصص كلاسهاي مختلف به خطوط را داراست كه اين اعمال از طريق تلفنهاي ديجيتالي امكانپذيرند.امكانات پيامها را در رايانه ضبط و بهطور مستقيم در اختيار پيامگير قرار ميدهد. برنامه نرمافزاري پيامگير نيز عموماً به شكل شاخهاي طراحي ميشود و پيامدهنده ميتواند پيام موردنظر را در شاخهاي كه دقيقاً مرتبط با مفهوم پيام است، قرار دهد. شنيدن پيامهاي ضبط شده از طريق تلفن شهري يا بلندگوي كامپيوتر امكانپذيراست.
13. اورهد و اسلايد چند رسانهاي
پيش از اين مديران براي معرفي و تبليغ محصولات خود در نمايشگاهها و سمينارها از سيستمهاي دستياورهد و اسلايد كمك ميگرفتند. اين سيستم عمدتاً براساس اورهد و دستگاههاي پخش اسلايد شكل ميگرفت و معمولا لازم بود تا يك ارايهدهنده در حين نمايش اسلايدها درباره آنها صحبت كند. اما درسيستمهاي كنوني، اين رايانه است كه نحوه نمايش را هدايت و كنترل ميكند و نيازي به حضور ارايهدهنده نيست، چرا كه برشهاي صوتي همراه اسلايدها اطلاعات توضيحي لازم را ضمن نمايش به صورت كاملاً زنده و مؤثر به مخاطبان منتقل ميسازد.بهكارگيري همزمان صوت، تصوير، انيميشن، متن و نمودارهاي آماري در يك سيستم ارايه الكترونيك اگر درست و سنجيده باشد، ميتواند بيشترين تأثير را در جلب توجه و رضايت مشتري داشته باشد.
به اين ترتيب ميتوان يك سيستم پخش اسلايد رايانهاي كاملاً محاورهاي داشت كه در هنگام پخش اسلايد، موزيك پخش كند، برشهاي ويديويي نشان دهد و تمام هوش و حواس مشتري را به خود جلب كند. استفاده سنجيده از انيميشن در لابهلاي صحنهها ميتواند نكات تئوريك و غيرقابل ارايه را با كمك گرافيك قوي رايانهاي به تصوير بكشد و اين تصور را در بيننده القا كند كه همه چيز را فهيمده و اين توانايي را يافته است كه با اعتماد به نفس كامل راجع به آن تصميم بگيرد.
14. مجله ويديويي
مجله ويديويي از فنون جديدي است كه اخيراً استفاده از آن در روابط عموميها مورد توجه قرار گرفتهاست. در اين فن كاربردهاي ويديو از نمايش فيلم براي كاركنان، ضبط تصويري مراسم و برنامهها، نمايش تصويري فعاليتها، آموزش و پخش همزمان برنامه با استفاده از تلويزيون مدار بسته فراتر رفته است و استفاده جديدي از آن صورت ميگيرد.
بر اين اساس، اهم اخبار و فعاليتهاي تصويري مربوط به سازمان در طول يك زمان معين مثل هفته يا ماه به صورت برنامه تصويري كوتاه همراه با گفتار لازم تهيه ميشود و در محيط پر رفت و آمد سازمان مثل سالن غذاخوري يا طبقه همكف (سالن انتظار) در معرض ديد مراجعان يا كاركنان قرار ميگيرد.
براي اين برنامههاي ويديويي ميتوان سناريوهاي متفاوتي تعريف كرد و براساس آن برنامههاي متنوع، كوتاه و مرتبط را تهيه و پخش كرد.
15. سي.دي كاتالوگ
يكي از ابزارهاي مجموعه چند رسانهاي است كه در عصر رايانه كارآيي فراوان و مطلوبي دارد. سي.دي كاتالوگ در واقع مجموعهاي از اطلاعات است كه به صورت نوشته، تصوير و فيلم طراحي شده است.
همكاري يك گرافيست، يك متخصص برنامهنويسي كامپيوتري و يك كارشناس علوم ارتباطات ميتواند به توليد يك "سي دي كاتالوگ" بيانجامد. تدوين متن و نظارت كلي بر فرآيند اطلاعرساني توسط كارشناسارتباطات، بهرهگيري از امور و فنون گرافيكي و طراحي توسط گرافيست و تدوين برنامهاي كه اين انديشهها بر آن انطباق يابد، توسط برنامهنويس كامپيوتر، ابزاري ميآفريند كه داراي شرايط زير است:
ـ قابليت تنوع مطالب (فيلم، متن و تصوير)
ـ جذابيت ارسال پيام (رنگ، نور و حركت)
ـ قابليت و سهولت انتقال، حركت و تكثير پيام
شما ميتوانيد براي معرفي شركت يا سازمان خود از چنين رسانهاي بهره گيريد و ميتوانيد اين سيديها را به مشتريان، مخاطبان و ميهمانان شركت هديه بدهيد.
16. سامانه اطلاعرساني ايستا
سامانه اطلاعرساني ايستا به منظور پاسخگويي مكانيزه به سؤالات حضوري مراجعان مختلف مؤسسات و سازمانها و براي تسريع، افزايش دقت در پاسخگويي و صرفهجويي در وقت طراحي شده است.
اين سيستم با بهرهگيري از حداقل يك دستگاه رايانه، جعبه چوبي، مانيتور حساس به انگشت و برنامه نرمافزاري مربوط قادر است سؤالات تكراري و اطلاعات موردنياز مراجعهكنندگان را به سبك بسيار زيبا و مناسب و بدون وسايل الكترونيكي مانند صفحه كليد و ماوس يا هر وسيله ديگر و فقط با اشاره انگشت بر روي صفحه نمايش، پاسخ دهد. اين سيستم همچنين ميتواند با اتصال به يك بانك اطلاعاتي، پاسخ پرسشهاي مختلف كاربر را مطابق با مورد خاص درخواستي استخراج كند و در اختيار وي قرار دهد. در اين حالت اطلاعات درخواستي كاربر از بانك اطلاعاتي استخراج و بر روي صفحه نمايش ارايه ميشود.
فرض كنيم شخصي ميخواهد اطلاعاتي در زمينه حساب جاري خود دريافت كند، وي پس از حضور در مقابل سامانه مستقر در بانك، با فشردن انگشت خود بر روي صفحه نمايش و ارايه كد حساب و رمز عبور (تمامي اين وروديها به وسيله انگشت خواهد بود)، اطلاعات مربوط به حسابجاري خود را براي ماههاي مختلف يا موجودي و هر نوع گزارش ديگر را براساس آمار و ارقام موجود در بانك اطلاعاتي دريافت خواهد كرد.
در اين سيستم اطلاعات مختلف بانكي و طرحها و ويژگي خدمات بانكي ديگر نيز قابل ارايه است. لازم بهتوضيح است كه امكان گرفتن گزارش مكتوب نيز در اين سيستم فراهم است.
مزاياي سامانه اطلاعرساني ايستا:
- امكان ارايه اطلاعات متنوع به كاربراني كه با سيستم تماس برقرار ميكنند با بهرهگيري از حداقل امكانات.
- سرويسدهي 24 ساعته و در تمام ايام هفته
- نداشتن افت، استهلاك و هزينههاي جانبي
- بالا بودن سرعت و كيفيت ارايه اطلاعات
- افزايش دقت و پاسخگويي
- امكان ارايه اطلاعات با ظاهري بسيار زيبا و استفاده از امكانات نمايشي ويندوز
- قابليت ارتباط با بانكهاي اطلاعاتي در محيط DOS مانند: CLIPPER, FAXPRO.Betrive
- امكان ورود اطلاعات عددي ـ متني در برنامه كاربردي.
- امكان بهرهگيري ساده از سيستم و عدم نياز به آموزشهاي پيچيده و فني.
- اطلاعات متنوع و قابل ويرايش و تغيير
- امكان تفكيك و طبقهبندي اطلاعات
- امكان چاپ گزارشهاي مختلف بر روي چاپگر
- امكان ايجاد دسترسي ويژه براي كاربران ويژه يا مشتركان سيستم
- كاهش ترافيك مراجعهكننده به پشت باجه
- ارتقاي وضعيت شغلي و كاهش سختي و حجم كار كاركنان بخش اطلاعات با استفاده از تكنولوژي برتر
- كاهش هزينههاي اطلاعرساني
- امكان ارايه گزارشات متنوع بسته به ساختار سازماني و امكان استخراج اطلاعات و گزارشهاي مختلفبه صورت خودكار
- بهرهوري از اطلاعات و امكانات موجود در شركت
17. ماهواره
شايد ديدن كلمه ماهواره، ما را كمي وادارد تا بپنداريم كه اين تكنولوژي مختص پخش تلويزيوني است، اما امروزه شما ميدانيد كاربردهاي ماهواره از پخش برنامههاي مستقيم فوتبال فراتر است. ماهوارهها انواع مختلف و كاربردهاي گوناگون دارند.
اطلاعات هواشناسي، برنامهريزي شهري و شهرسازي، برنامهريزيهاي كشاورزي، اطلاعرساني و... عموماً از طريق ماهوارهها انجام ميشود. امروزه ماهواره و اينترنت دو بال تكنولوژي اطلاعرساني هستند كه بايد از هركدام، درست و بهجا استفاده شود. امروزه شركتهاي هواپيمايي، دريايي و حملونقل زميني و بسياري از شركتها و مؤسسات ديگر به اشكال مختلف از اطلاعات دريافتي ماهوارهها كمك و در برنامهريزيهاي خوداز آن بهره ميگيرند. جدا از ماهوارههاي قرار گرفته در جو كه مورد توجه و استفاده عمده سازمانهاست، بهرهگيري از اطلاعات بخش تلويزيوني ماهوارهاي در بخشهاي امور بينالملل سازمانها، امري ضروري است كه در بعضي روابط عموميها از آن استفاده ميشود.
18- اينترانتها و اكسترانتها
از ميان گزينههاي فزاينده رسانههاي ارتباطي فضاي ديگر سايبر، سه مورد اينترنتها، اكسترانتها و سديرامها سزاوار توجه ويژهاي هستند. اينترانتها در ميان شركتهاي ايالات متحده، يكي ديگر از پديدههاي به سرعت در حال گسترش است. اكثريت قاطع بنگاههاي تجاري، اينترانت را توسعه بخشيده يا خواهند بخشيد.
اينترانت چيست؟
در يك تعريف كلي، يك اينترانت رسانهاي داخلي است كه ارتباط با روند كار، مديريت فرآيند، زيرساختار، تمامي جنبههاي ديگر تكميل يك وظيفه را منسجم و يكپارچه ميكند. اينترانت، ارتباطگران، مديريت و كاركنان را قادر ميسازد تا اطلاعات را به سرعت به طور مؤثرتري، خيلي سريعتر و مؤثرتر از هر رسانه مشابه ديگر مبادله نمايند. به عبارت ديگر اينترانت براي سازمانهاي خاص به منزله اينترنتها هستند كه به منظور فراهم كردن اطلاعات اختصاصي ضروري و افزايش بهرهوري طراحي شده است. سازمانها با ايجاد ارتباط از طريق اينترانتهاي خود به دنبال ايجاد يك «فرهنگ مالكيت» هستند كه از طريق آن تمامي اعضاي سازمان دانش وسيع خود را درباره مؤسسه متبوع مبادله ميكنند. از طريق يك اينترانت، هر كارمند ميتواند درباره دارايي شركت، روزآمد كردن برنامههاي پروژه، مبادله پيامها در حوزه خبري كامپيوتر، اطلاعات كسب نمايد، به طور متناوبتري به مشاوره بپردازد و براي رفع آشفتگي ذهني گروههاي كاري جلسات گفتوگوي زنده ترتيب دهد.
اكسترانتها از سوي ديگر، استفاده از اينترنت را به منظور مبادله اطلاعات با گروههاي مخاطب خارجي، از قبيل رسانههاي گروهي، سرمايهگذاران، توليدكنندگان چپگراي زن،CNN ، دانشجويان سرگردان سال اول دانشكده و موارد ديگر ممكن ميكند. با تقسيم اطلاعات به يك چنين وضعيت متمركزي و حمايت از انتشار آن از طريق سلسله پيچيدهاي از ديوارههاي آتش مخاطب موردنظر اطمينان حاصل ميكند كه اين اطلاعات، تنها به او وفادار ميماند. تنها اشخاص حقيقي مورد تأكيد ميتوانند با استفاده از يك ID ثبت شده كلمه رمز عبور به اين اطلاعات دسترسي پيدا كنند، اطلاعاتي كه به طور گستردهاي براي كاربران اكسترانت درنظر گرفته شده است.
19- سيدي رام ها
سيديرامها امروزه به يك ابزار مهم تبديل شده است. سيديرام (CD Rom)، مخفف «ديسك فشرده، فقط حافظه را بخوان» است، به اين معني كه شما ميتوانيد اطلاعات آن را بخوانيد اما قادر به تغيير آن اطلاعات نيستيد. سيديرامها ظرفيت ذخيره بسيار بالايي دارند و قادر به نگهداري 650 مگابايت اطلاعات ميباشند. معادل 451 ديسك فلاپي، سيديرامها ميتوانند 72 دقيقه صوت و 20 دقيقه تصوير، بدون درنظر گرفتن متن گرافيك ذخيرهسازي كنند، يك گزارش تمام و كمال درباره يك محصول شركت، نامزد انتخابات يا مسألهاي ارايه نمايند. كارگزاران روابط عمومي پخش سيديرامها را به جاي يادداشتهاي چاپي نوارهاي ويديويي آغاز كردند. در واقع هنگامي كه ويسيآر (VCR) صنعت فيلمهاي خانگي را پديد آورد دسترسي گستردهتر به اطلاعات را ممكن نمود، سيديرام همين كار را انجام داد اما عنصر هيجانانگيز تعامل را وارد كرد.
حرف آخر
در روابط عمومي ميگويند: "حق هميشه با مشتري" است، از اين پس بايد با جديت تأكيد كرد "پيام رساني وظيفه روابط عمومي است".
اما شايد عمدهترين سؤالات ما در عصر اينترنت، اين باشد كه چگونه ميتوانيم براي رسيدن به اهداف روابط عمومي از سرويسهاي الكترونيك استفاده كنيم و مهمتر اينكه چگونه ميتوانيم توسط اين سرويسها ارتباط مشتري يا مخاطب را با روابط عمومي برقرار سازيم.
اما نكاتي را كه نبايد فراموش كنيم؛
ـ نوع جديدي از مخاطبان در رابطه با رسانههاي الكترونيك در حال شكلگيري است.
ـ روابط عمومي به گونهاي فزاينده در حال تغيير و گسترش است.
ـ روابط عموميها از روش ارتباط مستقيم به ارتباط از طريق تكنولوژي ارتباطات روي ميآورند.
تكنيكهاي جديد، مناسبات ارتباطي بين روابط عمومي و مخاطبان آن را تغيير خواهد داد و مسايل جديد وبه روز خواهد شد، اما پيامرساني به صورت يك مسؤوليت مداوم براي روابط عموميها باقي خواهد ماند. با ورود به دنياي جديدي كه در آن اينترنت حرف اصلي را ميزند، روابط عمومي مسؤوليتهايي تازه مييابد كه عمدهترين آنها به شرح زير است:
ـ اطلاعيابي كه در اين مرحله تهيه و توليد اطلاعات انجام ميگيرد.
ـ اطلاعشناسي كه مرحله تدوين و تنظيم اطلاعات است.
ـ اطلاعرساني كه مرحله توزيع و تبيين اطلاعات است.
از طرفي ميدانيم با كامپيوتري شدن كارها، كاركنان مؤسسات كاهش مييابند و نقش مشاورهاي روابط عمومي توسعه مييابد. در آينده تعداد مؤسسات روابط عمومي افزايش مييابد. روابط عموميها تخصصيتر ميشوند و به كارهاي تخصصي روي ميآورند. ابعاد و محدوده اختيارات روابط عموميها افزايش مييابد. متخصصان روابط عمومي به ارتباطات راهدور روي ميآورند. هزينهها و كارهاي عملي و خدماتي در روابط عمومي كاهش و نقش مشاورهاي و اطلاعرساني روابط عمومي افزايش مييابد.
بههرحال بسياري از امور كارشناسان روابط عمومي "كامپيوتري" ميشود.
نرم افزارهای تخصصی روابط عمومی الکترونیک ( نمونه موردی )
هدف نخستین گروه نرم افزاری روابط عمومی الکترونیک گسترش مبانی نظری روابط عمومی الکترونیک و بسترسازی برای اشتراک محتوا و در نهایت تحقق جامعه گفتمانی روابط عمومی ها در فضای وب بوده است.
تنها در این صورت مطمئن هستیم که بهره گیری از فناوری های جدید اطلاعات و ارتباطات (ICT) در حد ابزارسازی برای روابط عمومی ها نخواهد ماند و باعث افزایش کارائی و اثربخشی فرآیندهای روابط عمومی در جهت حل مسایل ارتباطی سازمان با مخاطبان می گردد.
در همین راستا ، گروه نرم افزاری روابط عمومی الکترونیک با بهره مندی از توانمندی متخصصان در هر دو بخش روابط عمومی و فنآوری اطلاعات، خدمات و نرم افزارهای برتر را برای ارایه به روابط عمومی ها گزینش کرده است.
این خدمات به صورت یک راه حل جامع از مرحله مشاوره تخصصی شروع و تحلیل، طراحی ، پیاده سازی و همچنین ارزیابی و نظارت اجرای پروژه های مرتبط با ICT را در بر می گیرد.
بسته های نرم افزاری eprsoft مبتنی بر نیازهای روابط عمومی ها طراحی و ساخته شده است و در روند اجرای پروژه مبتنی بر نیازهای هر سازمان بهینه خواهد شد.
مشاوره روابط عمومی الکترونیک:
اولین گام در بهره گیری مناسب از ICT ترسیم جایگاه مطلوب آنها در روابط عمومی ها بسته به نوع سازمان و مخاطبان آن می باشد. در این راستا ePRSoft اقدام به ارائه خدمات مشاوره تخصصی در این کرده است. این مشاوره طیف گسترده ای از مرحله شناسایی مخاطبان سازمانی، معماری اطلاعات روابط عمومی ها، ارائه راه حل های یکپارچه، تدوین طرحهای جامع راهبردی فنآوری اطلاعات و ارتباطات سازمانها، تهیه RFP پروژه های نرم افزاری و نظارت بر حسن اجرای آنها تا تحقق کامل روابط عمومی الکترونیک، و نیز فرهنگ سازی و آموزش مفاهیم عمومی و تخصصی روابط عمومی الکترونیک برای سازمانهای دولتی و خصوصی را در بر می گیرد.
روابط عمومی در فضای وب
ePRSoft اقدام به توسعه نرم افزارهای مختلف، بسته به نیاز سازمانها کرده است. سه ویژگی عمده در ایجاد این سیستمها مد نظر قرار گرفته است: رعایت استاندارد های فنی، تناسب با کارکرد های روابط عمومی و نیز برآورده سازی نیازهای خاص هر سازمان.
بسته نرم افزاری وب سایت روابط عمومی
اين بسته با توجه به نياز سايت هاي روابط عمومي و سايت هاي خبري طراحي شده و در آن امکاناتی. شامل بخش های خبری ، آرشیو عکس، بایگانی مطالب و بریده جراید، تعریف خبرنگار و…
سیستم های مدیریت محتوی (Content Management Systems)
این سیستم ها با جداسازی قالب سایت ها از محتوی آن و اعمال مدیریت یکپارچه روی بخش های مختلف وب سایت و نگهداری نسخه های قدیمی اطلاعات و با بهره گیری از واسط های کاربری ساده، امکان ایجاد وب سایت های پویا را برای سازمانها فراهم می کند.
پرتال های سازمانی
با ایجاد پرتال برای هر سازمان این امکان ایجاد می گردد که بسته به نیاز و در هر زمان وب سایت را به سادگی توسعه داد، سرویس های جدیدی به آن اضافه کرد و قالب نمایش آن را تغییر داد.
سیستم های ارتباطی:
برای تحت پوشش دادن مخاطبان مختلف با هر سطح سلیقه و دانشی روابط عمومی ها نیاز دارند از کانالهای مختلف ارتباطی استفاده نمایند. در این راستا ePRSoft سیستم های زیر را ارائه می نماید:
سیستم های تلفن گویا:
در این بسته نرم افزاری تمام نیازهای روابط عمومی ها اعم از اطلاع رسانی، پست صوتی، پرسش و پاسخ های متداول، مسابقه های تلفنی و ..... پیاده سازی شده است.
نظر سنجی تلفنی:
در این سیستم خاص امکان انجام نظر سنجی های مختلف بر اساس سوال های چند گزینه ای طرح شده فراهم شده است.
سامانه پیامگیر:
در این سیستم خاص با دریافت پیامها، امکان طبقه بندی و ارائه گزارش های تحلیلی آماری و نموداری مختلف به صورت تک کاربره و یا شبکه ای فراهم شده است.
سیستم جامع ارتباطات:
در این سیستم امکان ارسال اطلاعات و پیامهای مختلف از طریق کانالهای مختلف (تماس های تلفنی، ارسال نامه، نمابر، پیام کوتاه تلفن همراه sms) به یک فرد و یا گروهی از افراد به صورت موردی و یا بر اساس زمانبندی از پیش تعیین شده )
بانک های اطلاعاتی و آرشیو ها:
یکی از جنبه های ICT نگهداری اطلاعات در جهت بهبود ذخیره سازی طولانی مدت، پردازش سریعتر، طبقه بندی پویا و دسترسی آسان تر به آنها می باشد. در این زمینه ePRSoft نرم افزارهای زیر را ارائه می نماید:
بانک اطلاعات افراد:
در این نرم افزار به بهره گیری از یک پایگاه داده جامع و پویا اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان نگهداری شده و امکان گزارش گیری و جستجو های مختلف در آنها نگهداری شده است.
آرشیو مستندات :
برای نگهداری مستندات اداری و یا فنی سازمانها و تسهیل طبقه بندی آنها، نرم افزار های تخصصی آرشیو معرفی می شوند.
بازکاوی رسانه ها:
برای تهیه آرشیو از رسانه های خبری مختلف (شامل خبرگزاری های اینترنتی، جراید و رسانه های تصویری) و تهیه گزارشها و بولتن های خبری بسته به نیاز سازمانها، نرم افزار تخصصی ارائه می شود.
اتوماسیون:
برای افزایش کارائی در روابط عمومی ها، مکانیزه کردن گردش و پردازش اطلاعات یکی از اقدامات اساسی است. در این راستا ePRSoft اقدام به ارائه راه حل های جامع برای تجهیز سازمانها به اتوماسیون اداری می نماید. بدین ترتیب روند گردش و پردازش اطلاعات به سمت سازمانهای بدون کاغذ (Paperless) پیش می رود.
منبع : اینترنت ( برگرفته از مقاله شفیع بهرامیان )
تئوري و عمل در روابط عمومي و ارتباطات (علي مير سعيد قاضي )
ارتباطات جهاني در حال گذار ( پروفسور حميد مولانا )
تاريخچه روابط عمومي گرشي بر روابط عمومي بومي ايران ( دكتر سيد مجتبي علوي )